Dokumenty elektroniczne. Zarządzanie dokumentami w firmie.
Z zarządzaniem dokumentów w trybie outsourcingowym wiążą się pewne zagrożenia, o których otwarcie mówią firmy outsourcingowe, które zajmują się skanowaniem, rejestracją i archiwizacją dokumentów. Tym zagrożeniem jest utrata dokumentów, która może wydażyć się na wiele różnych sposobów. Najczęstszym czynnikiem za to odpowiedzialnym jest czynnik ludzki, czyli np. pracownicy, którzy nie zwracają dokumentów lub niepoprawnie je oznaczają, co potem praktycznie uniemożliwia ich odnalezienie pomiędzy innymi papierami. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest konwertowanie treści dokumentów do postaci elektroniczne. W takiej postaci np. dokumenty ubezpieczeniowe są rejestrowane, czyli dokładnie etykietowane, a następnie archiwizowane w data center.
Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja ECR i OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.
Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją i magazynowanie dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.
