Dystrybucja towarów i produktów – oprogramowanie do dystrybucji
Efektywna i szybka dystrybucja dokumentów między parnerami biznesowymi i handlowymi daje zawsze przewagę nad konkurencją w branży. Jak powszechnie wiadomo umiejętne zarządzanie sprzedażą jest gwarancją szybszego rozwoju firmy i większego zadowolenia parnerów oraz jej klientów. Przepływ nie tylko produktów, ale również dokumentów i wszelkich informacji sprzedażowych oraz ich optymalizacja i automatyzacja poprawiają znacznie logistykę oraz całą współpracę między partnerami. Z tego względu numeryczna dystrybucja produków oraz dystrybucja towarów między partnerami handlowymi powinna być wspierana przez systemy informatyczne przeznaczone do tego celu. Zastosowanie oprogramowania do wspomagania BPM (czyli zarządzanie procesami biznesowymi) na szczeblu produkcyjno-handlowym) przyczynia się do znacznej optymalizacji i automatyzacji (np. raporty “forward stock“), co pozwala również zredukować koszta działalności firmy oraz poprawić przepływ gotówki między partnerami.
Dokumenty elektroniczne. Zarządzanie dokumentami w firmie.
Z zarządzaniem dokumentów w trybie outsourcingowym wiążą się pewne zagrożenia, o których otwarcie mówią firmy outsourcingowe, które zajmują się skanowaniem, rejestracją i archiwizacją dokumentów. Tym zagrożeniem jest utrata dokumentów, która może wydażyć się na wiele różnych sposobów. Najczęstszym czynnikiem za to odpowiedzialnym jest czynnik ludzki, czyli np. pracownicy, którzy nie zwracają dokumentów lub niepoprawnie je oznaczają, co potem praktycznie uniemożliwia ich odnalezienie pomiędzy innymi papierami. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest konwertowanie treści dokumentów do postaci elektroniczne. W takiej postaci np. dokumenty ubezpieczeniowe są rejestrowane, czyli dokładnie etykietowane, a następnie archiwizowane w data center.
Skanowanie dokumentów oraz dokumentacja ECR i OCR jest obecnie wykorzystywana przez wiele firm, korzystających z kompleksowych usług zarządzania dokumentami. OCR jest systemem optycznego rozpoznawania znaków drukowanych. Jego wykorzystanie znacznie usprawnia konwersję dokumentów papierowych do wersji elektronicznych. Oczywiście nie bez powodu firmy decydują się na ten zabieg oraz późniejsze zarządzanie dokumentami w wersjach elektronicznych. Przynosi to znaczne oszczędności firmie oraz przekłada się na duży wzrost wydajności, ponieważ z oczywistych powodów o wiele łatwiej jest zarządzać dokumentami w postaci elektronicznej.
Kolejną istotną rzeczą związaną z digitalizacją i magazynowanie dokumentów jest znaczna oszczędność przestrzeni biurowej. Różne badania wykazują, że aż 1/3 powierzchni biurowej w firmach jest przeznaczona na składowanie dokumentów papierowych. A należy pamiętać, że na koszty składowania takich dokumentów składają się nie tylko opłaty za miejsce ich przechowywania, ale i materiały do tego wykorzystanie, czyli tony papieru, ksero, drukarki.
